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Comment je fais mes comptes

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J’ai mis longtemps à trouver un système satisfaisant pour suivre mes dépenses. Car quand je dis « comment je fais mes comptes », je ne fais pas tous mes comptes. Ce qui m’intéresse est de suivre mes dépenses. J’ai donc trouvé un système

  • qui me prend environ 15 minutes une fois par mois,
  • qui m’évite d’utiliser une machine à calculer et
  • qui tombe juste à chaque fois
  • et surtout qui me classe mes dépenses dans des catégories que j’ai créé.

Ce système est conçu pour Mac, et je ne sais pas si cela est possible sur PC. Ce sera à vous de rechercher. Le principe est certainement transposable mais je connais mal l’univers Windows ou Linux.

J’ai littéralement trouvé ce système car il était sous mes yeux, mais je ne le voyais pas. Puis à force de tâtonner ….

Voilà comment je procède.

1. S’abonner à Linxo

Linxo est l’équivalent de Mint aux US sauf qu’il n’a pas encore toutes les fonctionnalités. J’utilise la version gratuite et j’hésite à passer à la version payante pour une seule fonctionnalité : nommer ses propres catégories. Pourtant ils font de promotions à 20 € par an !

Ce que Linxo fait très bien est de synchroniser et télécharger tous les relevés de banques en un clic, autant de fois que nécessaire. De plus, il classe les mouvements en catégories automatiquement.

Une autre chose que j’aime bien est le système d’alerte en cas de solde bas. De plus, il m’envoie toutes les semaines un état récapitulatif de mes comptes par mail. Il fait plein d’autres choses aussi (statistiques etc) mais je n’utilise pas ces fonctions trop compliquées pour ce que j’ai réellement besoin.

Donc, je trouve sur ma page Linxo tous mes comptes bancaires consultables en un clic et tous les mouvements bancaires catégorisées.

2. Choisir quel compte bancaire suivre

Ce qui complique les choses quand on essaie d’automatiser ses comptes, c’est les mouvements internes. Si je transfert de l’argent de mon compte ING perso sur mon compte Livret A, je n’ai pas besoin de comptabiliser cette transaction, c’est un transfert interne. L’argent reste chez moi. Mais si je transfère de l’argent sur le compte commun au Crédit Agricole, je le compte en dépense car c’est argent sera dépensé habituellement en courses.

J’ai 6 comptes en banques dans 3 banques différentes. Si j’essaie de suivre et catégoriser toutes les dépenses, je ne m’en sors plus, trop de virements internes. Donc, je ne tiens compte et ne catégorise les mouvements que sur un seul compte. Celui où la majorité de mes revenus arrive. C’est plus simple. Si des revenus arrivent sur un autre compte, je les transfère aussitôt sur ce compte principal où ils seront catégorisé (« remboursement sécu », « autres revenus » etc…)

Linxo fait un bon travail d’apprendre à reconnaître les catégories et classer les mouvements. Je regarde de temps en temps ce qu’il fait et je corrige les quelques erreurs. Mais en gros, je gagne énormément de temps avec ce site internet.

3. Acheter iCompta

En écrivant cet article, je me suis aperçu que son prix avait bien augmenté. J’ai du le payer 15 euros il y a deux ou trois ans. C’est actuellement 30 €, mais cela reste un très bon rapport qualité prix. Quicken, l’équivalent américain vaut 75 dollars. Money n’est plus développer par Microsoft depuis 2005.

Capture d’écran iCompta

Si c’était à refaire à 30 €, je le referai sans problème. J’ai testé plusieurs logiciel gratuit et je n’ai jamais été satisfait. iCompta n’est pas le logiciel le plus intuitif que je connaisse mais il y a une bonne communauté et son développeur « Angeman » (Français de Toulouse) est très accessible et répond directement aux questions. C’est top de top et très apprécié.

Je ne crée qu’un compte sur iCompta, bien sûr celui que j’ai décidé de suivre.

Ce que iCompta fait très bien est d’importer toutes mes opérations depuis Linxo. Ce que je n’ai jamais réussi à faire de manière satisfaisante avec iCompta depuis ma banque. Avec iCompta, je n’ai réussi qu’à télécharger un fichier puis importer ce fichier dans iCompta et là cela crée des problèmes, des opérations peuvent être comptées deux fois etc. C’est donc plus simple avec Linxo.

4. Créer ses catégories dans iCompta

Quand on configure iCompta, il faut créer ses catégories. Un conseil : ne créez pas trop de catégories.

Ne créez des catégories que si elles sont importantes pour vous. Par exemple, je n’ai pas de catégorie « EDF » ou « Energie » ou « FAI ». Mais j’ai une catégorie « Charges fixes » et je mets le plus possible de dépenses dedans (assurances, FAI, énergie, remboursement emprunt etc..). Je ne vois pas l’intérêt de compter mois par mois ce que je mets dans ma mutuelle. Ce sont des dépenses fixes, qui par définition, ne changent pas. Une fois par an, je regarde de plus près, je vois si je peux mieux faire et j’oublie le reste de l’année. Un autre exemple, j’ai crée une catégorie « Vacances » et je mets tout ce qui concerne les frais liées aux vacances annuelles mais aussi aux week-ends en amoureux (billet, hôtels, frais bancaires pour le change, courses, essence, resto, cadeaux pour mes hôtes si je reste chez des amis etc..).

5. Synchroniser Linxo et iCompta

La seule difficulté dans cet opération est le libellé des catégories. Si c’est les mêmes que Linxo, aucun problème, cela se fait d’un coup. Mais ce n’est pas toujours le cas. Je m’explique. Dans iCompta, j’ai créé une catégorie « Vacances » et une catégorie « Visite famille ». Ces deux catégories n’existent pas dans Linxo. Il y a une catégorie « Voyages » et un catégorie ‘Billet avion, train etc ». J’ai donc décidé que la catégorie « Vacances » de iCompta sera la catégorie « Voyages » de Linxo et la catégorie « Visite famille » dans iCompta serait la catégorie « Billet avion, train » parce que je vais souvent voir ma famille en train et après en général, je n’ai pas trop de dépenses exceptionnelles, je vis comme à la maison :).

iCompta permets de faire coïncider les catégories au moment de l’importation et de sauvegarder la configuration. Donc, une fois l’importation réalisée, je vérifie une dernière fois les comptes et je suis bon.

Dans la version pro de Linxo, on peut choisir de nommer ses catégories, mais je n’ai pas encore la version Premium.

Je synchronise une fois par mois et j’ajuste encore une fois les catégories, pour voir des erreurs. Je n’ai pas besoin de reprendre les montants, ils sont toujours juste. Chaque année, j’ouvre un nouveau document iCompta, pour remettre les comptes à zéro.

6. et voilà !

Toutes mes dépenses et revenus importés et catégorisés ! iCompta permet ensuite de synthétiser tout cela à l’année, de créer des rapports, graphiques  et de mieux comprendre où l’argent part.

Ce qu’il reste à améliorer

Cela serait plus simple si Linxo me permettait de nommer mes catégories. Je suis le développement de ce programme depuis le début et cette fonctionnalité a été rajouté récemment mais pour le compte Premium et c’est 30 € par an (parfois 20 € en cas de promotion). La seule raison pour laquelle je ne l’ai pas fait est que je n’aime pas les dépenses récurrentes, qui augmentent les dépenses fixes et la somme d’argent à économiser pour atteindre l’indépendance financière.

La gestion du cash n’est pas prise en compte de manière très satisfaisante. Certes, les retraits apparaissent, mais le cash sert à plein de choses différentes. Pour l’instant, je le limite au maximum (moins de 30 € par mois sur 1800 € de budget). Je n’arrive pas à prendre l’habitude de noter ou de garder le ticket. Peut-être  quelqu’un a-t’il une idée ?

Conclusion

J’espère que cet article pourra aider quelques personnes. Je suis toujours à l’écoute de suggestions pour optimiser encore tout cela. Si c’est un sujet qui vous intéresse, je peux rentrer plus dans les détails dans un autre article. En tout cas, je peux toujours répondre à des questions dans les commentaires 🙂

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